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DocBox

Der Lesende Aktenschrank

Dieser Aktenschrank kann lesen.
Legen Sie einen Stapel Briefe, Rechnungen, Lieferscheine einfach auf den Kopierer und senden ihn zur DOCBOX. Diese ließt den Text von links oben bis rechts unten von den Seiten und speichert ihn. Wenn Sie später mal eine Seite suchen, dann können Sie die DOCBOX nach allem suchen lassen, was auf der Seite steht. Schluss mit Verschlagwortung.


Was hat die DOC-BOX, was andere Archivierungs-Systeme nicht haben:

- Intuitive Bedienung, statt Schulungen.
- Sie müssen fast nichts mehr lernen.
- Selbsterklärende Browserbedienung, statt aufwendige Programme.

Damit Sie das System kennenlernen, können Sie es 90 Tage oder 5000 Dokumente testen.
Wir installieren Ihnen das System vor Ort. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung (Mitarbeiter)



Automatische Verschlagwortung

Die DOCBOX liest automatisch jede Seite von links oben nach rechts unten durch. Die Texterkennung vermeidet daher Fehler bei der Eingabe von Schlagwörtern. Sie können daher nach allem suchen, was auf der Seite steht, nicht nur nach den mehr oder weniger willkürlich vergebenen Schlagworten.

Finden statt Suchen

Während Sie z.B. einen Anrufer am Telefon haben, haben Sie die Akte schon am Bildschirm ohne den Schreibtisch verlassen zu müssen und ohne den Anrufer zurückrufen zu müssen.
Der Anrufer weiss z.B. seine Versicherungsnummer nicht, sagt Ihnen aber, dass er einen Unfall in Garmisch-Partenkirchen hatte und sein Name "Huber" ist. Sie geben "huber unfall kirchen" (Paten oder Partenkirchen, egal) in das Suchfeld ein. Sie haben die Seite in einer halben Sekunde am Bildschirm, der Anrufer wird sich wundern. Das spart nicht nur Zeit und damit Geld, sondern hinterläßt beim Anrufer auch einen sehr positiven Eindruck. Auch wenn die Seite im falschen Ordner abgelegt wurde, die DOCBOX findet sie trotzdem.

Und Sie haben Zugriff auf die Seite, auch wenn gerade ein anderer Mitarbeiter den Vorgang bearbeitet.

Bedienung über Browser

Kunden nennen die DOCBOX auch "Google für Dokumente".

Die Bedienung der DOCBOX ist genauso einfach, wie das Surfen im Internet. Eine Schulung ist nicht nötig. Das spart Zeit und Geld.
Wenn es eine Programmerweiterung (Update) gibt, dann wird diese zentral auf dem DOCBOX-Rechner im Netzwerk installiert. Auf den Arbeitsplätzen muss nichts verändert werden. Das spart wieder Zeit und Geld. Egal, welches Betriebssystem (Windows, Linux, MAC/OS, OS/2) man auf den einzelnen Arbeitsplätzen hat, der Zugriff geht immer, da immer auch ein Browser verfügbar ist.

Intelligentes Finden

Egal, ob Sie nach einem Text oder auch nur einem Teil eines Wortes auf der Seite suchen oder nach Ordnernamen oder nach speziellen Suchkriterien oder auch nach Barcodes. Das Suchfeld durchsucht alles, und das wahnsinnig schnell. Es gibt zwar wie bei Google auch die "Erweiterte Suche", aber wir kennen keinen Kunden, der die erweiterte Suche schon mal benutzt hat.

Zukunftssicher

Die DOCBOX basiert auf einem Standard SQL Server, dadurch ist ein Umstieg auf ein komplexes DMS/Workflow-Paket später ganz einfach möglich. SQL (Standard Query Language) ist eine weltweit standardisierte Zugriffssprache und damit die beste aller Schnittstellen, die eine Software bieten kann. Selbst mit MS-ACCESS kann man auf die DOCBOX-Datenbank zugreifen. Fangen Sie mit der DOCBOX an einzuscannen und sparen Sie sich die Verschlagwortung. Wenn sich die DOCBOX nach ein paar Jahren durch die enorme Zeitersparnis bereits mehrfach ausgezahlt hat und Sie eine umfangreichere Software mit Workflow einsetzen wollen, dann können die Daten ganz einfach von unserem SQL-Server zu einem anderen Programm - vorzugsweise auch mit SQL-Server - übernommen werden.

Einfaches Einscannen

Zum Beispiel das umständliche Einscannen mit einem Flachbettscanner, bei dem Sie 2-3 Minuten pro Seite benötigen, bis die Seite gescannt ist um dann festzustellen, dass das Bild zu hell oder zu dunkel ist.

Einfach einen Stapel Papier in den Einzug des Kopierers einlegen. Drücken Sie mit dem Finger auf Ihr Postfach am Bedienfeld des Kopierers. Drücken Sie die Starttaste am Kopierer. Der Kopierer schickt die Seiten in Ihr Postfach ohne dass Sie extra ein Programm starten müssen. Ein Versicherungsmakler in Stuttgart hat in 6 Wochen 200.000 Seiten eingescannt. Für alle Seiten wurde gleichzeitg und automatisch die Texterkennung durchgeführt.

Welche andere Archivierungslösung können Sie so schnell mit Dokumenten füllen?

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